Liderando reuniones efectivas en las comunidades de aprendizaje profesional (CAP)

Bienvenidos a la cuarta publicación de mi serie de blogs, Contribuciones Eficaces a las Comunidades de Aprendizaje Profesional.  En esta ocasión, me centro en cómo planificar y dirigir reuniones efectivas para lograr los resultados deseados en las comunidades de aprendizaje profesional. Para que una reunión sea eficaz, debe permitir interacciones poderosas, creando un entorno propicio para aprender y trabajar juntos. Estoy segura de que todos hemos experimentado reuniones ineficaces; para evitarlas en el futuro, estoy compartiendo tres áreas que ayudan a diseñar y ejecutar reuniones efectivas  de CAP.

Pero antes de profundizar en estas tres áreas, examinemos algunos ejemplos de lo que se debe y no se debe hacer en una reunión efectiva de CAP:

Las reuniones de las CAP son oportunidades para aprender y crecer. Los temas de la agenda deben girar en torno al plan de estudios, la instrucción, la evaluación, las intervenciones y las extensiones del aprendizaje. Más importante aún, los equipos deben participar en actividades específicas que resulten en artefactos colaborativos.

Área uno: Planificación

Estos son algunos de los aspectos específicos que se deben tener en cuenta al planificar las reuniones de las CAP:

• Exprese claramente el propósito y los resultados deseados de la reunión por adelantado y conéctelos con la visión, la misión y los  objetivos de la escuela.
• Seleccione estratégicamente una variedad de estructuras o protocolos para lograr los resultados deseados. Al tomar estas decisiones, es importante anticipar las necesidades emocionales, cognitivas y energéticas de los participantes.  
• Estructure reuniones para asegurar la equidad. La planificación debe reflejar una conciencia de cómo las dinámicas de poder y la opresión sistémica pueden manifestarse en el grupo y buscar interrumpir estas dinámicas. Queremos asegurarnos de que se escuchen todas las voces y que tengan el mismo acceso a la toma de decisiones y las aportaciones. 

Haga planes teniendo en cuenta dónde se encuentra el equipo respecto a su etapa de desarrollo y cómo podemos ayudarlo a pasar a la siguiente etapa. (Recuerde las etapas del desarrollo de equipos de Tuckman).

Área dos: Habilidades técnicas de facilitación

Algunas de las habilidades que son útiles para facilitar reuniones efectivas incluyen: 

Al inicio de la reunión,

• Comunique el propósito y los resultados deseados para la reunión, al igual que la agenda. (Si es relevante, identifique cómo esta reunión se conecta con las reuniones anteriores y el trabajo previo realizado por el equipo).
• Exprese el papel que los participantes desempeñarán en la reunión (participar como aprendices, tomar decisiones, resolver problemas, crear un producto, etc.)
• Nombre los puntos de toma de decisiones y los procesos que se utilizarán.
• Identifique las estructuras o actividades que se utilizarán en la reunión y cómo se conectarán con los resultados deseados.
• Suministre los recursos y materiales necesarios para que los participantes alcancen los resultados deseados.
• Articule expectativas de comportamiento o procedimientos (es decir, abstenerse de usar teléfonos celulares, comenzar y terminar a tiempo, etc.)
• Identifique procesos para determinar normas o acuerdos para cumplir (es decir, usar un conjunto de normas de equipo existente, seleccionar normas individuales para esa reunión, etc.)
• Determine estructuras para responsabilizar a los miembros (autocontrol y reflexión, uso del observador del proceso, uso de una rúbrica del proceso en equipo).

Durante la reunión

• Use una variedad de estrategias de escucha que incluyen paráfrasis y escucha activa.
• Emplee una variedad de estrategias de indagación para sondear el pensamiento y suscitar nuevas ideas.
• Invite al diálogo constructivo y a discernir.
• Supervise la comprensión y el compromiso de los participantes. (Utilice los datos recopilados en el momento para modificar e informar la facilitación y ajustar las reuniones para que respondan a las necesidades del equipo).
• Participe en el trabajo de grupos pequeños y asegúrese de circular, monitorear y ajustar para asegurar una participación equitativa.
• Proteja el tiempo de reflexión y retroalimentación dentro del tiempo establecido.

Área tres: Manejo de la dinámica del grupo

Durante una reunión, un facilitador debe:

• Intervenir cuando no se cumple un acuerdo o norma para proteger un espacio seguro para el aprendizaje. Cuando sea necesario, realice un seguimiento de las conversaciones individuales.
• Nombrar y mediar en conflictos interpersonales o entre equipos. Utilizar varias estrategias para ayudar a un grupo a recuperarse de una crisis.
• Leer el estado emocional y energético del grupo y ajustarlo en consecuencia.
• Tener la expectativa de que los miembros del equipo aprendan, piensen de manera creativa e impulsen el pensamiento de los demás.
• Mostrar una presencia tranquila y serena, ante los retos que presenten los miembros del equipo.

Si bien hay mucho más que decir sobre cómo planificamos y dirigimos reuniones efectivas para las CAP, espero que estas áreas, en las que profundizamos en esta publicación,  le resulten útiles y le aporten a su labor de facilitador.  Mucha de esta información fue adaptada del Manual de Funcionamiento de las CADS, Universidad del Norte y el libro Facilitating Teacher Teams and Authentic PLCs por Daniel R. Venables.